Inúmeros motivos levam clínicas à migração de sistemas RIS e PACS. Quando ela vale a pena e o que considerar? Reunimos um guia com alguns pontos que gestores devem atentar-se.
A migração de sistemas de gestão e armazenamento em unidades de saúde é uma questão importante a ser discutida porque, cada vez mais, novas tecnologias oferecem recursos que podem reduzir os custos com PACS e RIS, além de aumentar a produtividade.
Essas novas tecnologias também oferecem mais escalabilidade, maior conformidade com os regulamentos e maior tempo de atividade e confiabilidade. A migração de dados, portanto, vai além de apenas substituir ferramentas, por isso é necessário transferir informações do sistema antigo ao novo com segurança.
Os motivos para a migração normalmente vão de redução de custos, suporte mais eficaz, ferramenta mais atualizada, maior confiabilidade, entre outros. Seja qual for a razão, o primeiro item que deve ser considerado é se o prestador garante em contrato a viabilidade técnica da migração de dados via alguma interface, seja ela API, script de migração via banco de dados ou outro padrão/protocolo de migração de dados.
Outro ponto importante a ser avaliado é a curva de aprendizado dos novos sistemas. É necessário ter em mente que a equipe da instituição já está familiarizada com uma determinada interface.
Para este novo sistema, é de extrema importância que o fornecedor tenha uma excelente UI/UX (Interface do usuário) que irá prover uma experiência de acesso ao sistema. Através desta interface, a curva de aprendizado será menor e consequentemente a satisfação do usuário com o novo sistema.
Por isso, é fundamental que além de buscar por plataformas intuitivas, é necessário garantir que a equipe interna que terá contato com os novos sistemas seja treinada com eficácia para reduzir o tempo de assimilação das novas ferramentas.
Pensando nisso, é interessante considerar a contratação de PACS e RIS oferecidos pelo mesmo fornecedor. Assim, a curva de aprendizado na migração pode ser ainda menor, além de contar com os diversos benefícios a seguir.
Por quê contratar PACS e RIS de um mesmo fornecedor?
Para garantir a eficiência dos processos, em especial da produção de laudos, e entregar a qualidade exigida ao diagnóstico, é fundamental promover a integração RIS e PACS. Além de garantir registro único do paciente, tornando o gerenciamento das informações mais completo quando combinado a outros dados clínicos, quando uma instituição contrata uma solução que já oferece PACS e RIS integrados, os processos de gerenciamento são otimizados.
A integração PACS e RIS também em nuvem consolida a base de dados, criando um registro de acesso universal para que radiologistas possam consultar dados sem ter de sair de um sistema e ingressar em outro.
Ainda auxilia na redução de custos, por fatores como diminuição no número de impressões de impressão, eliminação de taxas de servidores locais e também porque permite aumento da produtividade de toda a equipe.
Uma vez com o ambiente RIS e PACS nativamente integrado, problemas frequentes relatados pelo mercado como falta de integrações, limitações quanto a licenciamento e acesso Web foram naturalmente sanados.
Nesse caso, a integração com equipamentos também pode ser otimizada, integrando acesso administrativo para registro do novo PACS e Worklist. Devido a alteração das informações DICOM de registro do Worklist e PACS, é fundamental que o gestor de T.I da empresa tenha acesso ao módulo de configurações administrativas do equipamento, ou possua contrato de manutenção ativo com o fabricante para solicitar a alteração para atualizar as informações dos serviços do novo fornecedor na modalidade médica.
Sem essa alteração, o envio de imagens para um novo PACS ou o acesso a Worklist no equipamento não serão possíveis.
Plano de Implementação
Ao considerar a migração de sistema, é fundamental que o provedor contratado ofereça um plano de implementação. Nele, o gestor deve alinhar os requisitos de implantação, ou seja, tudo que considera essencial para a migração com base nas necessidades da empresa.
Além do mais, é relevante que este plano seja claro e conciso, ou seja, possua um cronograma concreto com os responsáveis por cada etapa da implantação, além das atividades e dependências de cada uma das etapas do plano.
Os requisitos técnicos também precisam ser documentados após análise do ambiente local de implantação. É fundamental que o fornecedor da nova solução tenha entendimento da rede de dados e demais informações necessárias para o bom funcionamento do novo sistema para que eventualmente novas demandas e requisitos possam ser solicitados.
O alinhamento de expectativas em relação a ajustes e novas funcionalidades é outro ponto que deve ser definido já no início da migração. Após alguns meses, gestores e equipes técnicas da instituição podem se deparar com eventuais ajustes necessários na nova ferramenta.
A depender do fornecedor, isso pode ser realizado de forma trivial em curto espaço de tempo sem custos adicionais, ou apenas via nova aquisição de um novo pacote de atualizações de software.
É importante também que os novos sistemas contem com validação de suas funcionalidades de PACS com os radiologistas líderes de cada especialidade, além da validação de funcionalidades de RIS com keys users de cada setor. Assim, você garante que está migrando para plataformas com usabilidade real e aprovada.
Por isso, algumas empresas contam com um profissional de cunho médico com entendimento avançado de software para guiar o profissional radiologista durante a assimilação da nova ferramenta.
Um processo de migração de software em radiologia com o uso de applications tende a ser mais efetivo, devido ao fato de que application e radiologista têm maior familiaridade para discutir termos técnicos e médicos durante o treinamento da nova ferramenta.
Mais do que prover uma experiência nova aos usuários, a Medcloud leva sempre em consideração observações relatadas por clientes ao utilizar soluções de mercado estagnadas que acabam por limitar fluxos operacionais de clínicas e hospitais.
Assim, a Medcloud oferece sistemas RIS e PACS pensados para atender as necessidades cotidianas de gestores, médicos radiologistas, tecnólogos, recepcionistas e todos os envolvidos no fluxo de trabalho de clínicas, hospitais, laboratórios e centros de imagem,com política constante de novas funcionalidades e customizações.
